Pengambilan keputusan dalam manajemen (decision making)

Pengambilan keputusan (decision making),proses  memilih tindakan ( alternatif ) tertentu dalam menghadapi masalah atau kesempatan. Secara umum, pengertian pengambilan keputusan telah dikemukakan oleh banyak ahli, diantaranya adalah:

• G. R. Terry : Mengemukakan bahwa pengambilan keputusan adalah sebagai pemilihan yang didasarkan kriteria tertentu atas dua atau lebih alternatif yang mungkin. 
• Claude S. Goerge, Jr : Mengatakan proses pengambilan keputusan itu dikerjakan oleh kebanyakan manajer berupa suatu kesadaran, kegiatan pemikiran yang termasuk pertimbangan, penilaian dan pemilihan diantara sejumlah alternatif. 
• Horold dan Cyril ODonnell : Mereka mengatakan bahwa pengambilan keputusan adalah pemilihan diantara alternatif mengenai suatu cara bertindak yaitu inti dari perencanaan, suatu rencana tidak dapat dikatakan tidak ada jika tidak ada keputusan, suatu sumber yang dapat dipercaya, petunjuk atau reputasi yang telah dibuat. 
• P. Siagian : Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan sistematis terhadap suatu masalah, pengumpulan fakta dan data, penelitian yang matang atas alternatif dan tindakan.

 Menurut George R. Terry, dasar-dasar pengambilan keputusan adalah :

     1. Intuisi : suatu proses bawah sadar/tidak sadar yang timbul atau tercipta akibat pengalaman yang terseleksi.Pengambilan keputusan yang berdasarkan atas intusi atau perasaan memiliki sifat subjektif, sehingga mudah terkena pengaruh.

 Kebaikan pengambilan keputusan berdasarkan intusi adalah :

a.  Waktu yang digunakan untuk mengambil keputusan relatif lebih pendek.

b.  Untuk masalah yang pengaruhnya terbatas, pengambilan keputusan akan memberikan kepuasan    pada umumnya.

c.  Keampuan mengambil keputusan dari peng-ambil keputusan itu sangat berperan, dan itu perlu dimanfaatkan dengan baik

Sedangkan kelemahan dari keputusan ini adalah :

a. Keputusan yang dihasilkan relatif kurang baik.

b. Sulit mencari alat pembandingnya,sehingga sulit diukur kebenaran dan keabsahannya.

c. Dasar-dasar lain dalam pengambilan ke putusan seringkali diabaikan.

     2. Pengalaman : Pengambilan keputusan berdasarkan pengalaman memiliki manfaat bagi pengetahuan praktis.  Karena pengalaman seseorang dapat mempekira-kan keadaan sesuatu, dapat memperhitungkan untung ruginya, baik-buruknya keputusan yang akan dihasilkan.  Karena pengalaman, seseorang yang menduga masalahnya walaupun hanya dengan melihat sepintas saja mungkin sudah dapat menduga cara penyelesaiannya. 

     3. Fakta : Pengambilan keputusan berdasarkan fakta dapat memberikan keputusan yang sehat, solid, dan baik.  Dengan fakta, maka tingkat kepercayaan terhadap pengambilan keputusan dapat lebih tinggi, sehingga orang dpt menerima keputusan-keputusan yang dapat dibuat dengan rela dan lapang dada. 

     4. Wewenang : Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang biasanya dilakukan oleh pemimpin terhadap bawahannya atau orang yang lebih tinggi kedudukannya kepada orang lebih rendah kedudukannya.  Pengambilan keputusan berdasarkan wewenang juga memiliki beberapa kelebihan dan kelemahan. 

Kelebihan dari keputusan ini :

a. Kebanyakan penerimanya adalah bawahan, terlepas apakah penerimaan tersebut secara sukarela ataukah terpaksa.

b. Keputusannya dapat bertahan dalam jangka waktu yang cukup lama.

c. Memiliki otentisitas (otentik).

Kelemahan dari keputusan ini :

a. Dapat menimbulkan sifat rutinitas

b. Mengasosiakan dengan praktek diktatorial

c. Sering melewati permasalahan yang seharus-nya dipecahkan sehingga dapat menimbulkan kekaburan. 

     5. Rasional : Pada pengambilan keputusan yang berdasarkan rasional, keputusan yg dihasilkan bersifat objektif, logis, lebih transparan, konsisten untuk memaksimumkan hasil atau nilai dalam batas kendala tertentu, sehingga dapat dikatakan mendekati kebenaran atau sesuai degan apa yang diinginkan.

     Jenis-Jenis Pengambilan Keputusan 

• Berdasarkan program atau regularitas :

      Pengambilan keputusan terprogram atau terstruktur,( structured decision ) yaitu pengambilan keputusan yang sifatnya rutinitas, berulang-ulang, dan cara menanganinya telah ditentukan.Pengambilan keputusan terprogram ini digunakan untuk menyelesaikan masalah yg terstruktur melalui :

a. Prosedur : yaitu serangkaian langkah yang berhubungan dan berurutan yang harus diikuti oleh pengambil keputusan

b. Aturan : yaitu ketentuan yang mengatur apa yang harus dan apa yang tidak boleh dilakukan oleh pengambil keputusan

c. Kebijakan : yaitu pedoman yang menentukan parameter untuk membuat keputusan. 

Contoh : 

Seorang manajer menerima permintaan dari bagian akuntansi berupa 100 lemari arsip (masalah rutin terstruktur). Dlm hal ini telah ada prosedur  pengadaan untuk memenuhi permintaan tersebut.  Selain itu, terdapat aturan bahwa jika nilai pembelian di atas Rp 100 juta diperlukan tender, kreteria-nya tidak menyangkut harga saja, tetapi diberikan kebijakan bagi pemasok lemari arsip tersebut dengan dukungan pelayanan yang baik.

     Pengambilan Keputusan Tidak Terprogram,(Tidak Terstruktur/ unstructured decision) adalah pengambilan keputusan yang tidak rutin dan sifatnya unik sehingga memerlukan pemechan khusus.

 Contoh : 

Strategi pemasaran untuk produk baru, sbgmana yg dialami oleh IBM pada awal tahun 1980-an untuk pertama kalinya memasarkan secara per-sonal komputer/PC yang murah, meskipun pe-rusahaan ini telah lama mempunyai pengalaman memasarkan komputer yang mahal.

•  Berdasarkan lingkungannya :

     Pengambilan keputusan dalam kondisi pasti, yaitu pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal seperti:

a. Alternatif yg harus dipilih hanya memiliki  satu konsekuensi/jawaban/hasil.  Ini berarti hasil dari setiap alternatif tindakan tersebut dapat ditentukan dengan pasti.

b. Keputusan yang diambil didukung oleh informasi/data yang lengkap, sehigga dapat diramalkan secara akurat hasil dari setiap tindakan yang dilakukan.

c. Dalam kondisi ini, pengambil keputusan secara pasti mengetahui apa yang akan terjadi di masa yang akan datang.

d. Biasanya selalu dihubungkan dengan ke putusan yang menyangkut masalah rutin,karena kejadian tertentu di masa yang akan datang dijamin terjadi.

e. Pengambilan keputusan seperti ini dapat ditemui dalam kasus/model yang beresifat deterministik.

f. Teknik penyelesaiannya/pemecahannya biasanya menggunakan antara lain : teknik program linear, model transportasi, model penugasan, model inventori, model antrian, model network.

      Pengambilan Keputusan dalam kondisi resiko, adalah pengambilan keputusan dimana berlangsung hal-hal :

a. Alternatif yang dipilih mengandung lebih dari satu kemungkinan hasil.

b. Pengambilan keputusan memiliki lebih lebih dari satu alternatif tindakan.

c. Diasumsikan bahwa pengambilan keputusan mengetahui peluang yang akan terjadi terhadap berbagai tindakan dan hasil.

d. Resiko terjadi karena hasil pengumpulan keputusan tidak dapat diketahui dengan pasti, walaupun diketahui nilai probabilitasnya.

f. Pada kondisi ini ada informasi atau data yang akan mendukung dlm membuat keputusan,berupa besar atau nilai peluang terjadinya bermacam-macam keadaan.

g. Teknik pemecahannya menggunakan konsep probabilitas, seperti model keputusan probabilistik, model inventori probabilistik,model antrian probabilistic.

     Pengambilan Keputusan dalam kondisi tidak pasti,yaitu pengambilan keputusan dimana :

a. Tidak diketahu sama sekali hal jumlah kondisi yang mungkin timbul serta kemungkinan-kemungkinan munculnya kondisi-kondisi tersebut.

b. Pengambilan keputusan tdk dapat menentukan probabilitas terjadinya berbagai kondisi  atau hasil yang keluar.

c. Pengambil keputusan tidak mempunyai pengetahuan atau informasi lengkap mengenai peluang terjadinya bermacam - macam keadaan tersebut.

d. Hal yang akan diputuskan biasanya relatif belum pernah terjadi.

e. Tingkat ketidakpastian keputusan semacam ini dapat dikurangi dengan cara :

- Mencari informasi lebih banyak

- Melalui riset atau penelitian

- Penggunaan probabilitas subjektif

f. Teknik pemecahannya adalah menggunakan beberapa metode/kreteria, yaitu metode maximin, metode maximax, metode Laplace, metode minimax regret, metode relaisme dan dibantu dengan tabel hasil (pay off tabel). 

     Pengambilan keputusan dalam kondisi konflik adalah pengambilan keputusan dimana :

a. Kepentingan dua atau lebih pengambil keputusan saling bertentangan dalam situasi persaingan.

b. Pengambil keputusan saling bersaing dengan pengambil keputusan lainnya yang rasional,tanggap dan bertujuan utk memenangkan persaingan tersebut.

c. Pengambil keputusan bertindak sbg pemain dalam suatu permainan.

d. teknik pemecahannya adalah menggun kan teori permainan.

     Metode/ kriteria dalam pengambilan keputusan 

A. (Vs MAXIMIN Kriteria MAXIMIN / WALD (Abraham Wald)

Kriteria untuk memilih keputusan yang mencerminkan nilai maksimum dari hasil yang minimum

Asumsi: pengambil keputusan adalah pesimistik /konservatif/risk avoider tentang masa depan.

Kelemahan: tidak memanfaatkan seluruh informasi yang ada, yang merupakan cirri pengambil keputusan modern

B. Kriteria MAXIMAX)

Krietria untuk memilih alternatif yang merupakan nilai maksimum dari pay off yang maksimum

Asumsi: pengambil keputusan adalah optimistic, cocok bagi investor yang risk taker

Kelemahan: mengabaikan banyak informasi yang tersedia

C.Kriteria MINIMAX REGRET / penyesalan (L.J. Savage)

Kriteria untuk menghindari penyesalan yang timbul setelah memilih keputusan yang meminimumkan maksimum penyesalan/keputusan yang menghindari kekecewaan terbesar, atau memilih nilai minimum dari regret maksimum, dimana:

 

Jumlah regret/opportunity loss =Pay off max – pay off alternatif pd peristiwa tertentu.

D.Kriteria HURWICZ / kompromi antara MAXIMAX dan MAXIMIN (Leonid Hurwicz)

Kriteria dimana pengambil keputusan tidak sepenuhnya optimis dan pesimis sempurna, sehingga hasil keputusan dikalikan dengan koefisien optimistic untuk mengukur optimisme pengambil keputusan, dimana koefisien optimisme (a) = 0 £ a £ 1

Dengan

a : 1, berarti optimis total (MAXIMAX)

a : 0, berarti sangat pesimis/optimis 0 (MAXIMIN)

Atau

a : optimis

1-a : pesimis

Kelemahan:

- sulit menentukan nilai a yang tepat

- mengabaikan beberapa informasi yang tersedia (ex: prospek ekonomi sedang diabaikan)

E. Kriteria LAPLACE / bobot yang sama (Equal Likelihood)

asumsi: semua peristiwa mempunyai kemungkinan yang sama untuk terjadi.

Langkah dalam pengambilan keputusan manajemen:

1. Rumuskan / definisikan persoalan keputusan  

2.Kumpulkan informasi yg relevan  

3.Cari alternatif tindakan  

4.Analisis alternatif yang feasible  

5.Memilih alternatif yang terbaik  

6.Laksanakan keputusan & evaluasi hasilnya

     Peranan ilmu manajemen ( Management Science ) dalam pengambilan keputusan disebabkan oleh beberapa faktor:

1. Teknologi yang digunakan suatu perusahaan semakin lama semakin canggih  

2. Makin berkurangnya persediaan energi & material kritis lainnya, sehingga perlu dikelola secara

efisien  

3. Persoalan manajemen sangat kompleks, mencakup banyak faktor (ex: produksi & pengendalian mutu, manajemen modal kerja, alokasi modal, pengolahan informasi konsumen, dll) 

4. Persoalan manajemen bukan hanya kompleks, bahkan menjadi sangat penting  

5. Persoalan yg dihadapi manajer sering baru sama sekali, tidak ada hubungannya dg pengalaman sebelumnya  

6. Penekanan pada perencanaan & pencapaian tujuan jangka panjang memerlukan pengambilan keputusan dengan data hasil ramalan (forecast data) 

 

    Ilmu Manajemen ( Management Science ) akan berperan dalam hal:

1. Pengambilan keputusan berdasarkan tujuan  

2.Pengambilan keputusan berdasarkan informasi & analisis  

3.Pengambilan keputusan untuk tujuan ganda

4.Penekanan yang meningkat pada produktivitas:

 - produktivitas SDM 

 - manajemen modal & material yang efektif  

 - proses pengambilan keputusan yang efisien  

5.Peningkatan perhatian pada perilaku kelompok  

6.Manajemen modal, energi & material yang efisien  

7.Manajemen tentang segala kemungkinan yang lebih sistematis

8. Lebih beraksi dengan faktor eksternal (ex: pemerintah, situasi internasional, faktor sosial, ekonomi, lingkungan, perubahan situasi pasar, selera konsumen, pesaing, dll)

     Tujuan Analisis Keputusan (Decision Analysis):

Mengidentifikasi apa yang harus dikerjakan, mengembangkan kriteria khusus untuk mencapai tujuan, mengevaluasi alternatif yang tersedia yang berhubungan dengan kriteria & mengidentifikasi risiko yang melekat pada keputusan tersebut.